Phần mềm Quản lý hồ sơ điện tử, tài liệu số hóa

Giai đoạn chuyển đổi số đang thay đổi mạnh mẽ trong tất cả các lĩnh vực. Việc tạo lập, quản lý và khai thác dữ liệu số hóa rất quan trọng. Bài viết này, Hệ sinh thái số giới thiệu phần mềm Quản lý hồ sơ điện tử và tài liệu số hóa.

Hồ sơ điện tử, tài liệu số hóa là gì?

Đối với công tác văn phòng, cụ thể là nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, việc lập hồ sơ tài liệu là thật sự cần thiết. Sau khi văn bản được tạo lập và chuyển giao, phát hành xử lý sẽ được lưu hồ sơ công việc. Công việc kết thúc, hồ sơ cần được nộp lưu bảo quản vào kho lưu trữ cơ quan.

Áp dụng CNTT trong công tác văn phòng, văn thư lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ liên quan đến chuyển đổi số. Tất cả hồ sơ, tài liệu cần được số hóa để lưu trữ, quản lý và khai thác.

Hồ sơ điện tử là việc ứng dụng CNTT để liên kết tất cả các văn bản, tài liệu điện tử có liên quan với nhau.

Tài liệu số hóa là những văn bản, tài liệu trong hồ sơ được lựa chọn để chuyển từ dạng truyền thống trên các vật mang tin khác nhau thành các tệp tin mà máy tính có thể đọc được.

Phần mềm Quản lý hồ sơ điện tử, tài liệu số hóa

Đây là giải pháp ứng dụng CNTT trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu. Trong cơ quan đơn vị, lượng tài liệu được hình thành dưới dạng điện tử ngày càng nhiều. Việc bảo quản, tra cứu và khai thác cần phải có phương pháp phù hợp để đảm bảo giá trị toàn vẹn của tài liệu, cũng như tính khả dụng và thuận tiện, hiểu quả trong việc khai thác.

Phần mềm được xây dựng trên nền tảng Web Application, sử dụng framework bootstrap, thư viện jQuery để xây dựng giao diện, ngôn ngữ PHP&MySQL để xử lý dữ liệu phía máy chủ.

Gồm các chức năng:

• Quản lý danh mục hồ sơ
• Quản lý hồ sơ: Cập nhật, chỉnh sửa, tra cứu…
• Khai thác hồ sơ: Quản lý quá trình mượn tài liệu, trả tài liệu, lập biên bản mượn-trả…
• Theo dõi hoạt động đối với tài liệu: Ghi lại nhật ký khai thác sử dụng tài liệu
• Tìm kiếm hồ sơ tài liệu
• Xuất danh mục tài liệu ra file excel, in ra để đóng cuốn
• Quản lý các danh mục
  • Danh sách thành viên
  • Quản lý thời hạn bảo quản
  • Danh sách kho lưu trữ, tủ, kệ, hộp
  • Chức danh, chức vụ
  • Đơn vị, phòng ban
• Quản lý hệ thống:
  • Phân quyền khai thác, sử dụng hệ thống và hồ sơ
  • Thiết lập cấu hình thông tin đơn vị sử dụng
  • Sao lưu dữ liệu
  • Phục hồi dữ liệu

Liên hệ sử dụng Hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu số hóa

Phần mềm đã được triển khai cho một số đơn vị, đảm bảo hiệu quả công việc, tính ổn định và phù hợp với môi trường sử dụng.

Cá nhân, đơn vị có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ:

• Email: tuanabba148@gmail.com
• Điện thoại/Zalo: 0938.398.997